Agenda cheia? Aprenda a priorizar tarefas!

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Saiba como dividir o tempo das tarefas de trabalho, afazeres domésticos sem tomar todo seu dia e anda sobrar momentos de lazer

O excesso de atividades e a falta de tempo tem sido a queixa de muitas pessoas moradoras das grandes cidades. Grandes demandas na empresa, provas na faculdade, trabalhos escolares dos filhos, planejamentos familiares e financeiros tendem a tomar maior parte do tempo durante o dia. Por isso, a organização das horas diárias através de ferramentas e atitudes pode fazer com que você consiga realizar todas essas tarefas prioritárias e ainda sobrar tempo para o lazer com amigos, família, além de poder realizar satisfações pessoais.

Dica de ferramentas digitais para organizar tarefas

Entretanto, isso precisa ser feito através da inserção de novos métodos e principalmente, mudança de comportamento. Um dos primeiros passos a fazer é organizar as tarefas por ordem de prioridade no dia. Algo que pode auxiliar na organização das atividades é aprender a manusear as ferramentas digitais de coordenação de atividades e conteúdos. como por exemplo, o Google Drive e Smartsheet. Ambos aplicativos possuem espaços e mecanismos próprios para gerenciamento de tempo e tarefas que podem ser compartilhadas com as pessoas envolvidas nos projetos.

No âmbito corporativo é comum a presença do Quadro de Prioridades. Eles são compostos por colunas descritas como tarefas importantes, tarefas não importantes, tarefas urgentes e tarefas não urgentes. Ao preenchê-las, já se pode ter uma noção de qual tarefa realizar primeiro. É uma boa dica para se tornar mais organizado e objetivo.

No primeiro quadro tarefas urgentes é preciso preencher com assuntos como, crises empresariais, reuniões, contas vencidas e principalmente, entregas de relatório em curto prazo. No segundo quadro, ficam as tarefas não urgentes, as quais são semelhantes às primeiras, porém temos tempo maior para executá-las. No terceiro espaço das tarefas importantes encontram-se atividades como telefonemas e tarefas delegáveis, aqueles em que é possível pedir para outro colaborador realizar. Já no quadro de tarefas não importantes, são colocados temas como tarefas triviais, telefonemas irrelevantes e uso excessivo da internet. Alguns especialistas em administração do tempo ainda recomendam gerir toda a demanda do primeiro quadro ao longo do dia, mas sem se esquecer dos outros três.

Pirâmide organizadora de tarefas

Stephen Covey, teórico de organização empresarial e autor de clássicos como “Os Sete Hábitos das Pessoas Altamente Eficazes ()” elaborou o método de relevância de atividade elencando-os num formato de pirâmide e estabelecendo níveis de prioridades.

O primeiro espaço no topo da pirâmide denominado Nível 1- Alta Qualidade de Vida. Neste espaço, encontram-se afazeres os quais trarão resultados na sua vida a longo prazo, classificadas como importantes, porém não tão urgentes a ponto de ocupar todo o seu tempo.

O segundo corte da pirâmide, denominado Nível 2- Alta Remuneração por Hora compreende atividades que trazem retorno financeiro lucrativo para os seus negócios.

Aprenda a priorizar tarefas

O Nível 3- Baixa Remuneração por Hora pode ser representado por atividades que não necessitam de conhecimento técnico aprofundado da sua área de estudo. Um exemplo são atividades corriqueiras como verificar datas de prazos vencidos em planilhas, analisar gastos de meses anteriores que não vão interferir na produção da sua demanda principal.

O Nível 4- Resultado Zero ou Negativo representa o tempo gasto com assuntos irrelevantes dos quais sugam a sua energia intelectual e não trazem resultados atrativos. Este espaço da pirâmide, segundo o autor, é representado pela base dela. Portanto, o esforço em reverter a ordem e colocar como base o nível de alta qualidade de vida pode ser a chave do êxito na organização do tempo e das tarefas.

 

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